Ved å dele et prosjekt inn i faser blir det lettere å få fokus på hva som er viktig på ulike tidspunkt i prosjektet. Dersom vi deler prosjektet inn i de tre delene:
- Initiering- identifiseringsfase
- Defineringsfase
- Gjennomføringsfaser
En fasedeling av prosjektet kan bidra til en oppdeling i passende enheter som hver for seg er overkommelige ut fra en styringsmessig synsvinkel. Kompleksiteten i prosjektet reduseres på denne måten.
Til hver fase vil det være knyttet leveranse av definerte resultater i form av fysiske gjenstander, systemer, rapporter o.l. Utløpet av fasen representerer derfor et kontrollpunkt på om disse resultatene er oppnådd.
Den vurdering som ligger til grunn for kontrollen vil normalt være tverrfaglig. Fasedelingen vil derfor også bidra til integrasjon av fagkatergorier i prosjektet. I løpet av fasene arbeides det spesialisert innen hver fagkategori, mens evalueringen ved fasens utløp går på tvers av fagkategorier. I tillegg til å være et kontrollpunkt, vil utløpet av en fase representere et beslutningspunkt. Beslutningen vil typisk være et valg mellom å stoppe eller å fortsette.
Hver fase vil ende ut i en rapport som inneholder beslutningsunderlaget. Sammenhengen mellom drifts- og prosjektoppgavene i prosjektets livsløp fremgår av figuren. Prosjektoppgaven er delt i to:
- Planlegging
- Oppfølging
PMI (Project Management Institute) har utviklet et eget rammeverk for prosjektledelse (PMBOK guide).
Dette rammeverket definerer prosjektbegrepet og beskriver prosjektets livssyklus og organisasjon samt kompetanseområder og prosesser som betegnes som vanlig praksis (“good practice”).
PMBOK Guide er amerikansk standard og omfatter de tre elementene du ser her:
Prosjektarbeid har etter hvert blitt en vanlig måte å løse bestemte oppgave på, både i næringsliv og forvaltning.
Prosjektets størrelse eller omfang vil kunne variere kraftig fra en liten dugnadsoppgave basert på fritidsytelser i lokalsamfunnet via anleggsvirksomhet til bygging og installasjon av oljeplattformer. Disse prosjektene vil selvsagt være nokså forskjellige i innhold, og de vil kreve ulikt opplegg for planlegging og oppfølging.
Definisjon:
Et prosjekt er et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og avgrenset omfang og som gjennomføres innenfor en tids- og kostnadsramme.
Denne definisjonene er i samsvar med den termonologi som er fastlagt innen forskningsprogrammet PS2000 hvor sentrale aktører i norsk næringsliv og forvaltning har deltatt.
PMI (Project Management Institute) har utviklet et eget rammeverk for prosjektledelse (PMBOK guide).
PMI (Project Management Institute, USA) er en internasjonal forening hvor en egen komité av eksperter med lang erfaring har arbeidet med standardisering i en årrekke. PMIs definisjon er (PMI 2008):
A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product, service or result.
PMIs definisjon skiller seg fra PS2000 på to punkter:
- PMI presiserer at målet er et produkt, tjeneste eller resultat, mens PS2000 nøyter seg med å si “gitt mål”
- PMI har ikke med begrensninger i kostnader
Prosesser som er nødvendige for at alt arbeid som trengs og ikke trengs er innbefattet i prosjektet
Prosesser som er nødvendige for at alt arbeid som trengs og ikke trengs er innbefattet i prosjektet
Prosesser som sikrer at prosjektet leveres innen den satte tidsrammen
Prosesser som sikrer at man ikke sprenger de satte kostnadsrammene
Prosesser som sikrer måloppnåelse
Prosesser nødvendige for å organisere prosjektteamet
Prosesser som sikrer generering, innsamling, lagring og sletting av prosjektinformasjon
Prosesser for å anskaffe varer og tjenester samt kontraktsledelse
Prosesser som styrer risiko i prosjektet
Det finnes ulike kategorier prosjekt.
Man kan for eksempel gruppere prosjekt ut i fra hvem som skal ha resultatene eller ut i fra hva som skal bli resultatet.
En måte å inndele prosjekter på er ut i fra hvem som skal ha prosjektresultatene. Vi kan da skille mellom produksjonsvirksomhet og intern virksomhet. I det første tilfellet vil det dreie seg om bedrifter som driver en virksomhet som er prosjektorientert enten helt eller delvis. Eksempler har vi fra bygg og anlegg, ingeniørselskaper, bedrifter som leverer spesialutstyr etter kundens spesifikasjoner, oljeselskaper, forskningsinstitutter osv. Intern virksomhet vil som oftest omfatte utvikling av nye produkter, rasjonaliseringstiltak, oppføring av nybygg, innføring av nye systemer o.l.
En annen måte å gruppere prosjektene på er ut fra hva resultatet blir. Vi kan da skille mellom:
- Leveranseprosjekter
- Forskning og utviklingsprosjekter
I et forsknings- og utviklingsprosjekt er det ikke før prosjektet startes klart om målet kan nås fullt ut eller ikke. Det kan tenkes at målsettingen må revurderes i løpet av prosjektgjennomføringen ut fra hvilke resultater som oppnås underveis.
De aller fleste beslutninger som fattes i et prosjekt er beheftet med en viss usikkerhet og kan innebære risiko. Dette gjør det nødvendig å kunne identifisere risiko og utvikle strategier for hvordan ulike risikoforhold skal håndteres.
Håndtering av risiko er et lederansvar.
En bedrift skal bygge en ny fabrikk i et “lavkostland” som er under industrialisering. Fabrikken skal stå ferdig om 5 år.
Eksempler på usikre forhold i prosjektet som kan innebære risiko
- Produksjonsteknologien er under utvikling - hva slags teknologi vil være tilgjengelig når endelig beslutning fattes?
- Hvordan vil lønnsutviklingen bli i dette landet etterhvert som det blir industrialisert?
- Hvilke kulturelle utfordringer står man overfor ved å bygge i et fremmed land?
- Hvordan vil produktiviteten bli?
- Hvilken kvalitet kan man forvente på underleveransene?
Case
Bakgrunn
Case Snertingdal: Gjøvik kommune har over lengre tid jobbet med å effektivisere skolestrukturen i kommunen. I Snertingdal har man vedtatt å justere skolestrukturen ved å slå sammen to barneskoler og nåværende Snertingdal ungdomsskole til en ny 1 til 10 skole der dagens ungdomsskole til en ny 1 til 10 skole der dagens ungdomsskole er lokalisert. Den eksisterende ungdomsskolen er fra 70-tallet og fremstår i dag som forfallen.
Risikomatrise
Ta utgangspunkt i case Snertingdal og identifiser minst 4 trusler for prosjektet og sett dem inn i en usikkerhetsmatrise. Identifiser samtidig 4 potensielle muligheter for prosjektet.
En risikomatrise/usikkerhetsmatrise har sannsynlighet på den ene aksen og kostnad/tidskonsekvens på den andre aksen. Langs den ene aksen har vi angitt konsekvensene. I figuren har vi bare angitt risikoen som stor eller liten. I praksis vil vi som oftest benytte en noe finere inndeling. En skal med tre til fem trinn er vanlig. Risikofaktorer som havner i første kvadrant har høyest prioritet osv. Dette er hendelser som med stor sannsynlighet kan inntreffe og som vil ha stor konsekvenser. (Praktisk prosjektstyring s. 250).
Løsningsforslag - Case Snertingdal
Usikkehet kan deles inn i muligheter og trusler, som begge bør relateres til prosjektets resultatmål. Når man etablerer en usikkerhetsmatrise bør man først vurdere skalaen - dvs. hvor stor positiv eller negativ konsekvens representerer en liten mulighet/trussel sett i lys av prosjektets størrelse. Det anbefales at skalaen relateres til størrelse på enkelthendelser og ikke sum av flere hendelser. Det bør benyttes tall på truslene og bokstaver på muligheter slik at de skilles klart fra hverandre i logg og i matrise.
-
Case
-
Bakgrunn
-
Risikomatrise
-
Løsningsforslag - Case Snertingdal
En interessent er en person eller gruppe av personer som blir påvirket av eller selv kan påvirke prosjektet. Den engelske benevnelsen er stakeholders. (Kilde: NSP, Wicki)
Myndigheter som gjennom lover og forskrifter samt tilsyn stiller krav både til prosjektgjennomføringen og prosjektets resultater.
Interesseorganisasjoner som gjerne er foreninger som har et eller annet idealistisk mål de kjemper for. Det kan være naturvernorganisasjoner, miljøvernorganisasjoner, arbeidstakerorganisasjoner, velforeninger etc.
Disse kan ofte ha en konfliktsituasjon i forhold til prosjektet. F.eks har vi sett flere eksempler på at kraftutbygging, oljeutvinning, veibygging eller industrietablering har hatt konflikter med naturvern- og miljøorganisasjoner.
Media oppleves ofte som et talerør for allmennheten. Gjennom sine reportasjer kaster de offentlig lys på den virksomheten som drives i prosjektet eller som prosjektets resultat medfører. På denne måten kan de bidra til å skape en opinion som kan få konsekvenser for prosjekteier eller prosjektorganisasjon.
Det finnes en rekke metoder for å utføre en interessentanalyse, og de fleste tar utgangspunkt i en eller annen kategorisering av interessentene.
Et eksempel på dette er en matrise som klassifiserer interessentene langs to akser. Den ene aksen angir interessentens innflytelse og den andre interessentens interesse i prosjektet. Dette gir 4 grupper:
1. De med minimal innsats i prosjektet (eks. klientens kunder/lokale myndigheter)
2. De som bør holdes informert om utviklingen i prosjektet (eks. interesseorganisasjoner)
3. De som bør tilfredstilles (autoriserende myndigheter/leverandører)
4. Nøkkelspillere i prosjektet (sponsor/eier etc.)
Fire forhold som vurderes i SWOT-analysen:
Strenghtness - Weakness - Opportunities - Threats
- Hvilke sterke sider har prosjektet i forhold til interessenten?
- Hvilke svakheter har prosjektet i forhold til interessenten?
- Hvilke muligheter ser prosjektet i forhold til interessenten?
- Hvilke trusler representerer interessenten?
Case
Bakgrunn
Utbygging av en ungdomsskole
Gjøvik kommune har over lengre tid jobbet med å effektivisere skolestrukturen i kommunen. I Snertingdal har man vedtatt å justere skolestrukturen ved å slå sammen to barneskoler og nåværende Snertingdal ungdomsskole til en ny 1 til 10 skole der dagens ungdomsskole er lokalisert. Den eksisterende ungdomsskolen er fra 70-tallet og fremstor i dag som forfallen.
Snertingdal skole planlegges bygd ila 2006 og 2007, og skal etter planen stå klar til skolestart høsten 2007. Det har tidvis vært mindre omfattende ombygginger her og der i lokalene. Svømmehallen ble rehabilitert i 2003, og fremstår forskriftsmessig pr d.d. Planen er å bygge en ny 1.10 skole i Snertingdal der Snertingdal ungdomsskole ligger i dag. Det skal rives store deler av den gamle ungdomsskolen og bygges et nytt bygg på ca. 3000m2 i 2 plan.
Case
Du er i oppstarten av prosjektet - hvem er de primære interessentene i denne fasen?
Løsningsforslag
Figuren viser to skjemaer. Skjema 1 viser alle interessentene i prosjektet og rangerer disses. Skjema 2. viser de 6 primærinteressentene og begrunner hvorfor disse er valgt.
-
Case
-
Bakgrunn
-
Case
-
Løsningsforslag
