Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.4
Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3
Prosjektoppstart er en prosess som starter med at prosjektleder blir
rekruttert og som ender ut i et styringsdokument, samt forankring av
dette i prosjektteamet.
(Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3)
Det er helt sentralt at prosjektleder forstår hva oppdragsgiver forventer av prosjektet, hvilke leveranser prosjektet er ansvarlig for og hvilke ytre rammebetingelser det må forholde seg til. Den første aktiviteten for prosjektleder blir derfor å forstå hva prosjektets oppdragsgiver forventer at prosjektet skal realisere og få klarhet i hvilket mandat prosjektet har fått.
(Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3)
Prosjektlederen må gå tilbake til de som har bidratt før prosjektoppstart for å få klarhet i prosessen de har vært gjennom og kvalitetssikre behov og krav.
(Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3)
Målprosessen
Skal prosessen gjennomføres effektivt er man avhengig av aktiv deltakelse fra alle som blir involvert i prosessen
En ideell gruppe vil derfor være mellom 3 og 15 aktører. Blir det flere enn 15 vil man måtte tilpasse prosessen for eksempel med oppsplitting av gruppen under deler av prosessen.
(Prosjektoppstart, Agnar Johansen/Tor Inge Johansen s.3)
I prosessen bør man ha med:
- Sponsorer
- Fremtidige eiere
- Fremtidige brukere
- Prosjektledelsen
Det kan også være aktuelt å ha med andre interessenter som:
- Rådgivere
- Entreprenører
- Politiske myndigheter
- Naboer m.fl.
Prosessen vil også bidra til at deltakerne får:
Etablert et felles referansepunkt i starten av prosjektet
Felles forståelse for hva som skal måles:
Etablert felles forståelse for hva prosjektet skal levere og hva som skal måles ved prosjektslutt
Felles forståelse for utfordringer:
Felles forståelse for hvilke utfordringer man står overfor
Engasjement
Skaper engasjement om prosjektets utfordringer og løsninger
Samhold
Bidrar til å sveise teamet tettere sammen
Deltakers utbytte
Bidrar til å utvikle forståelse for ulike løsningsstrategier
Ulike typer mål
Prosjektmålene avledes av formålet og skal gi svar på hva vi ønsker å gjøre. Det er vanlig å operere med to typer mål for et prsojekt. Vi skiller mellom:
Effektmål - Resultatmål
For at vi skal ha et suksessfullt prosjekt må både resultatmål og effektmål være innfridd.
Resultatmål
- Konkrete mål vi må ha for prosjektet.
Resultatmålene definerer hva som skal oppnås ved hjelp av prosjektoppgavene.
Effektmål
- De mål vi setter for bruk av prosjektets resultater, for eksempel bruk av anlegg som er ferdigstilt.
Effektmålene legger derfor vekt på hva vi skal oppnå under driftsoppgavene.
Det er viktig at effektmålene er kjent under prosjektarbeidet idet livsløpsbetraktninger i stadig større grad må legges til grunn for beslutninger under prosjektarbeid. Effektmål er det samme som objektmål som også er et mye brukt begrep innen prosjektledelse.
-
Ulike typer mål
-
Resultatmål
-
Effektmål
- Avklare overordnede tids- og kostnadsrammer
- Avklare overordnet hva prosjektet skal resultere i
- Vurdere godheten på eksisterende mål
- Avdekke hvilke interesser som prosjektet må forholde seg til og hvilke behov disse har
- Utarbeide et hovedmål som ligger innenfor prosjektrammen og som dekker interessentenes behov.
(Målananlyse, Mari Standal/Agnar Johansen)
Utarbeide delmål som består av følgende undertrinn:
- Identifisering
- Gruppering
- Formulering
- Gradering
- Sekvensering
- Organisering
For at vi skal ha et suksessfullt prosjekt må både prosjektmål (resultatmål) og effektmål (objektmål) være innfridd, som vist i figuren over hvor den horisontale aksen angir om vi har innfridd effektmålene (objektmålene) eller ikke, og den vertikale aksen angir om vi har innfridd prosjektmålet (resultatmålene) eller ikke.
Dersom ingen av målene er innfridd, har vi et mislykket prosjekt. En rekke IKT- prosjekter har vært i denne situasjonen. Prosjekter som havner i denne kategorien bør stoppes før det medfører for store tap. Dersom resultatmålene er innfridd men ikke effektmålene, dreier det som oftest seg om en feilinvestering. Da har vi investert i et prosjekt som er gjennomført på en god måte, men det er ikke bruk for resultatene.
Samtidig med at målene defineres, angir vi også suksesskriterier for prosjektet. Det er viktig at de kartlegges før prosjektet starter siden dette er det som blir lagt til grunn for om prosjektet oppfattes som vellykket eller ikke ved ferdigstillelse.
Francis Hartmann fremhever tre oppstartspørsmål for prosjektledere:
- Hva skal prosjektteamet levere ved prosjektslutt?
- Hva legges til grunn for å avgjøre om prosjektet er vellykket?
- Hvem avgjør svarene på spørsmål 1 og 2?
Prosjektleder må ha klar forståelse for hva som er målet med prosjektet før han/hun bestemmer seg for hvilken løsnings-kompetanse og teamsammensetning som må til for å løse oppgaven (hvem gjør jobben).
(Tips og råd til effektiv prosjektoppstart, Agnar Johansen/Olav Torp s.8)
Vi tar utgangspunkt i et formål. Dette angir normalt prosjektets rasjonale eller begrunnelse og svarer gjerne på hvorfor vi ønsker å gjennomføre prosjektet.
Case
Bakgrunn
Du er blitt bedt om å evaluere tre prosjekt fra næringsmiddelområdet som alle har utarbeidet mål for sine prosjekter i tre ulike oppstartseminar. Se på målformuleringene i de tre prosjektene.
- Er det gode mål eller hva er eventuelt svakhetene med dem?
Prosjekt A
- I produksjonsutviklingsfasen skal vakuumtrommel benyttes.
- I november-desember skal det arbeides med produktutvikling av 1-2 nye kyllingprodukter.
Prosjekt B
- Det skal utvikles en metode for partiell nedbrytning av rognhinner.
- Ved frembud skal det tas en visuell kontroll for å finne ut om maten ser appetittelig ut.
- Metoden skal kunne gjennomføres i industriell skala
Prosjekt C
- Det skal prøves ut metoder som gir jevn salting og “passe” vanninnhold på laks som skal røykes.
- Dagens produksjonsvolum skal kunne økes med 15% innen 2 år.
Løsningsforslag
Prosjekt A:
“I produktutviklingsfasen skal vakuumtrommel benyttes”. Dette er ikke en god målformulering. Denne målformuleringen beskriver et middel som skal benyttes i arbeidsprosessen, og ikke et mål for prosjektet. Målformuleringen bør også tilfredsstille kriteriene i SMART-regelen, men dette blir vanskelig når målsetningen er beskrevet som en prosess/middel.
“November-desember skal det arbiedes med produktutvikling av 1-2 nye kyllingprodukter”. - Dette er ikke et godt nok mål fordi målformuleringen ikke er nok spesifikk (1-2 kyllingprodukter?), og heller ikke tidsavgrenset nok (når skal produktet være ferdig? og hvor langt skal vi ha kommet i prosessen? Når skal produktene være ferdige? etc.). Denne målformuleringen mangler resultat og/eller effektorientering, og er i større grad orientert mot arbeidsprosessen enn resultatet.
Prosjekt B:
“Det skal utvikles en metode for partiell nedbrytning av rognhinner”.
- Denne målformuleringen mangler tidsavgrensning og er lite spesifikk i forhold til omfang og kvaliteten på metoden som skal utvikles.
"Ved frembud skal det tas en visuell kontroll for å finne ut om maten ser appetittelig ut”.
- “Appetittelig” er en subjektiv vurdering hvor resultatet vil variere basert på hvem som utfører den visuelle kontrollen. Formuleringen er i liten grad resultatorientert, men retter seg i større grad mote et middel/arbeidsprosess for å nå et mål.
“Metoden skal kunne gjennomføres i industriell skala”.
- Målformuleringen trenger bedre spesifikasjon på omfanget metoden skal kunne anvendes på og også hvilke kostnadsbegrensninger som ligger i utviklingen.
Prosjekt C:
“Det skal prøves ut metoder som gir jevn salting og “passe” vanninnhold på laks som skal røykes”.
- Målformuleringen er lite målbar i forhold til når vi har oppnådd hensikten. Den er lite spesifikk i forhold til hva som er jevn salting. “Passe” i vanninnhold er ikke målbart med denne formuleringen. Formuleringen er heller ikke tidsavgrenset.
"Dagens produksjonsvolum skal kunne økes med 15% innen 2 år. Dette er en god effektmålformulering som er spesifikk, målbar og tidsavgrenset."
-
Case
-
Bakgrunn
-
Prosjekt A
-
Prosjekt B
-
Prosjekt C
-
Løsningsforslag
Hvem utformer mandatet?
Prosjektmandatet utformes av prosjektets eier eller sponsor og gir prosjektlederen fullmakt til å benytte ressurser for gjennomføring av planlegging av prosjektet. Utgangspunktet er en grov beskrivelse av innholdet i prosjektet (arbeidsomfanget) og en del av de eksterne rammebetingelsene som gjelder for gjennomføring. Dersom prosjekteier er en ekstern organisasjon, vil det også ligge en kontrakt til grunn for prosjektmandatet.
Å utvikle et prosjektmandat: sett opp et mandat for ditt prosjekt
Prosjektopplysninger
Rammer
Bakgrunn / Historikk
Eksempel på mal for mandat
-
Å utvikle et prosjektmandat: sett opp et mandat for ditt prosjekt
-
Prosjektopplysninger
-
Rammer
-
Bakgrunn / Historikk
-
Eksempel på mal for mandat
en prosjektplan bør inneholde de 4 prosjektstyringsvariabler:
- Omfang (WBS)
- Tid (Gannt-diagram)
- Budsjett - Estimat
- Organisasjonskart
Sentrale begreper når du skal sette opp en prosjektplan:
- Aktivitet
- Definerbart (start, slutt, arbeidsomfang)
- Tilordnes ansvarlig person/enhet
- Vesentlig
- Hendelser
- Milepæl
- Ressurs
(- Uttrykkes ved substantiv)
(Rolstadås 2011)
Å få oversikt over omfanget gjør du ved å sette opp en oversikt over alle aktiviteter, dvs. arbeidsoppgaver fra den minste detalj til de større aktiviteter. En måte å gjøre dette på er å sette opp en WBS (Work Breakdown Structure) som strukturerer alle arbeidsoppgavene under ryddige kategorier.
For å få oversikt over tidsaspektet i et prosjekt må du gjøre en grundig teminplanlegging. Terminplanleggingen er å fastlegge når i tid de enkelte aktiviteter må utføres for at prosjektet skal bli ferdig til rett tid.
En måte å gjøre dette på er å tegne opp et detaljert Gannt-diagram som viser aktivitetene i forhold til hverandre på en tidslinje.
I et hvert prosjekt er det viktig med økonomisk oversikt. Sett opp et detaljert budsjett som tar høyde for alle kjente og sannsynlige utgiftsposter.
Å sette opp et organisasjonskart er å definere hvordan prosjektet skal organiseres og hvilke roller den enkelte i prosjektteamet skal ha.
Sett opp en oversikt over hvem som gjør hva, og hvem som innehar ansvar.
Skisser opp et hierarki som tydeliggjør hvem den enkelte (det enkelte team) rapporterer til jfr. modellen til høyre.
