Utdatert nettleser

Nettleseren du benytter er utdatert og støtter ikke en eller flere av teknologiene brukt i kurset.

Vi anbefaler å benytte enten Google Chrome eller Mozilla Firefox.

Modul 3

Min Prosjektplan

Foto : Rønnevik Woldcam / Equinor

MODUL 3 - MIN PROSJEKTPLAN

PROSJEKTOPPSTART

Samtale med prosjektsjef i Statsbygg Steinar Støre

Prosjektleder må ha klar forståelse for hva som er målet med prosjektet før det bestemmes hvilken løsningskompetanse og teamsammensetning som må til for å løse oppgaven (hvem gjør jobben).

(Tips og råd, Johansen s.7)

PROSJEKTOPPSTART

Utfordringer ved prosjektoppstart

Oppstart av prosjekter er en kritisk fase, og den oppleves av mange som svært ustrukturert, til tross for de erfaringene som gjøres fra gang til gang

(Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3)

PROSJEKTOPPSTART

Utfordringer ved prosjektoppstart

PROSJEKTOPPSTART

Utfordringer ved prosjektoppstart

Steinar Støre, prosjektsjef i Statsbygg angående hva som er de viktigste aspektene en prosjektleder må være obs på i oppstartsfasen.

PROSJEKTOPPSTART

Utfordringer ved prosjektoppstart

Samtale med prosjektleder for operabygget, Roar Bjordal, Statsbygg om erfaringer med oppstartsfasen.

PROSJEKTOPPSTART

Hva er viktig å tenke på ved prosjektoppstart?

Samtale med Kari Gro Johanson - Leader CCS Projects, Statoil

PROSJEKTOPPSTART

 

PROSJEKTOPPSTART

Suksessfaktorer - Prosjektoppstart

PROSJEKTOPPSTART

Intern oppstart

Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.4

PROSJEKTOPPSTART

Ekstern oppstart

Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3

PROSJEKTOPPSTART

Eksempel på en typisk prosjektoppstart

PROSJEKTOPPSTART

Prosjektleder rekrutteres

Prosjektoppstart er en prosess som starter med at prosjektleder blir rekruttert og som ender ut i et styringsdokument, samt forankring av dette i prosjektteamet.

(Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3)

PROSJEKTOPPSTART

Avklare forventninger og forstå mandat

Det er helt sentralt at prosjektleder forstår hva oppdragsgiver forventer av prosjektet, hvilke leveranser prosjektet er ansvarlig for og hvilke ytre rammebetingelser det må forholde seg til. Den første aktiviteten for prosjektleder blir derfor å forstå hva prosjektets oppdragsgiver forventer at prosjektet skal realisere og få klarhet i hvilket mandat prosjektet har fått.

(Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3)

PROSJEKTOPPSTART

Kvalitetssikring

Prosjektlederen må gå tilbake til de som har bidratt før prosjektoppstart for å få klarhet i prosessen de har vært gjennom og kvalitetssikre behov og krav.

(Agnar Johansen / Olav Torp, Tips og råd til effektiv prosjektoppstart s.3)

MODUL 3 - MIN PROSJEKTPLAN

MÅL

Målprosessen

Skal prosessen gjennomføres effektivt er man avhengig av aktiv deltakelse fra alle som blir involvert i prosessen

En ideell gruppe vil derfor være mellom 3 og 15 aktører. Blir det flere enn 15 vil man måtte tilpasse prosessen for eksempel med oppsplitting av gruppen under deler av prosessen.

(Prosjektoppstart, Agnar Johansen/Tor Inge Johansen s.3)

MÅL

Hvem bør delta i prosessen?

I prosessen bør man ha med:

  • Sponsorer
  • Fremtidige eiere
  • Fremtidige brukere
  • Prosjektledelsen

MÅL

Hvem bør delta i prosessen?

Det kan også være aktuelt å ha med andre interessenter som:

  • Rådgivere
  • Entreprenører
  • Politiske myndigheter
  • Naboer m.fl.

MÅL

Prosess som grunnlag for prosjektplanen

Prosessen leder ut i klart formulert hoved- og delmål, og avgrensninger. I tillegg gir prosessen en rekke bidrag som kan brukes til å etablere prosjektplanen.

En får blant annet satt fokus på og fremskaffet innspill på:

  • Bakgrunn og forutsetninger
  • Omfang og avgrensninger
  • Hovedaktiviteter (grovplan)
  • Kostnadsestimat
  • Løsningsstrategier
  • Mål inkl. milepæler
  • Organisering
  • Tidsplan (overordnet)
  • Informasjon og kommunikasjon
  • Usikkerhet

MÅL

Deltakers utbytte

Prosessen vil også bidra til at deltakerne får:

Etablert et felles referansepunkt i starten av prosjektet

MÅL

Felles forståelse for hva som skal måles

Felles forståelse for hva som skal måles:

Etablert felles forståelse for hva prosjektet skal levere og hva som skal måles ved prosjektslutt

MÅL

Utfordringer

Felles forståelse for utfordringer:

Felles forståelse for hvilke utfordringer man står overfor

MÅL

Engasjement

Engasjement

Skaper engasjement om prosjektets utfordringer og løsninger

MÅL

Samhold

Samhold

Bidrar til å sveise teamet tettere sammen

MÅL

Deltakers utbytte

Deltakers utbytte

Bidrar til å utvikle forståelse for ulike løsningsstrategier

MÅL

Ulike typer mål

Ulike typer mål

Prosjektmålene avledes av formålet og skal gi svar på hva vi ønsker å gjøre. Det er vanlig å operere med to typer mål for et prsojekt. Vi skiller mellom:

Effektmål - Resultatmål

For at vi skal ha et suksessfullt prosjekt må både resultatmål og effektmål være innfridd.

Resultatmål

  • Konkrete mål vi må ha for prosjektet.

Resultatmålene definerer hva som skal oppnås ved hjelp av prosjektoppgavene.

Effektmål

  • De mål vi setter for bruk av prosjektets resultater, for eksempel bruk av anlegg som er ferdigstilt.

Effektmålene legger derfor vekt på hva vi skal oppnå under driftsoppgavene.

Det er viktig at effektmålene er kjent under prosjektarbeidet idet livsløpsbetraktninger i stadig større grad må legges til grunn for beslutninger under prosjektarbeid. Effektmål er det samme som objektmål som også er et mye brukt begrep innen prosjektledelse.

  • Ulike typer mål

  • Resultatmål

  • Effektmål

MÅL

Prosjektgrunnlag

  • Avklare overordnede tids- og kostnadsrammer
  • Avklare overordnet hva prosjektet skal resultere i
  • Vurdere godheten på eksisterende mål
  • Avdekke hvilke interesser som prosjektet må forholde seg til og hvilke behov disse har

MÅL

Hovedmål

  • Utarbeide et hovedmål som ligger innenfor prosjektrammen og som dekker interessentenes behov.


(Målananlyse, Mari Standal/Agnar Johansen)

MÅL

Delmål

Utarbeide delmål som består av følgende undertrinn:

  • Identifisering
  • Gruppering
  • Formulering
  • Gradering
  • Sekvensering
  • Organisering

MÅL

Avgrensninger og konsensus på målformuleringer

  • Utsjekk av at alle har felles forståelse av de målformuleringene som er blitt utviklet
  • Beskrivelse av avgrensninger som prosessen har resultert i

(Målananlyse, Mari Standal/Agnar Johansen)

MÅL

Prosjektets formål, mål og strategier

For at vi skal ha et suksessfullt prosjekt må både prosjektmål (resultatmål) og effektmål (objektmål) være innfridd, som vist i figuren over hvor den horisontale aksen angir om vi har innfridd effektmålene (objektmålene) eller ikke, og den vertikale aksen angir om vi har innfridd prosjektmålet (resultatmålene) eller ikke.

MÅL

Prosjektets formål, mål og strategier

Dersom ingen av målene er innfridd, har vi et mislykket prosjekt. En rekke IKT- prosjekter har vært i denne situasjonen. Prosjekter som havner i denne kategorien bør stoppes før det medfører for store tap. Dersom resultatmålene er innfridd men ikke effektmålene, dreier det som oftest seg om en feilinvestering. Da har vi investert i et prosjekt som er gjennomført på en god måte, men det er ikke bruk for resultatene.

MÅL

Oppstartspørsmål

Samtidig med at målene defineres, angir vi også suksesskriterier for prosjektet. Det er viktig at de kartlegges før prosjektet starter siden dette er det som blir lagt til grunn for om prosjektet oppfattes som vellykket eller ikke ved ferdigstillelse.

Francis Hartmann fremhever tre oppstartspørsmål for prosjektledere:

  1. Hva skal prosjektteamet levere ved prosjektslutt?
  2. Hva legges til grunn for å avgjøre om prosjektet er vellykket?
  3. Hvem avgjør svarene på spørsmål 1 og 2?

MÅL

Suksessfaktorer - Mål

MÅL

Målmodell

MÅL

Prosjektmål - Aktiviteter

MÅL

SMART - regelen for gode prosjektmål

MÅL

Hvorfor er det viktig å ha et veldefinert mål?

Mislykkede prosjekter kan ofte tilbakeføres til upresise mål for prosjektet.

Alt for ofte hender det at prosjekter iverksettes ut fra uklare mål. Det sier seg selv at med uklare mål kan det være høyst usikkert hva prosjektet vil ende ut med.

Startsignalet for et prosjekt er gjerne det vi kaller prosjektmandatet.

MÅL

Hva er prosjektmål?

Prosjektleder må ha klar forståelse for hva som er målet med prosjektet før han/hun bestemmer seg for hvilken løsnings-kompetanse og teamsammensetning som må til for å løse oppgaven (hvem gjør jobben).

(Tips og råd til effektiv prosjektoppstart, Agnar Johansen/Olav Torp s.8)

MÅL

Formål

Vi tar utgangspunkt i et formål. Dette angir normalt prosjektets rasjonale eller begrunnelse og svarer gjerne på hvorfor vi ønsker å gjennomføre prosjektet.

MÅL

Oppgave

MÅL

Kjernespørsmål - Prosjektmål

MÅL

Case - Vurdering av målformuleringer

Case

Bakgrunn

Du er blitt bedt om å evaluere tre prosjekt fra næringsmiddelområdet som alle har utarbeidet mål for sine prosjekter i tre ulike oppstartseminar. Se på målformuleringene i de tre prosjektene.

  • Er det gode mål eller hva er eventuelt svakhetene med dem?

Prosjekt A

  • I produksjonsutviklingsfasen skal vakuumtrommel benyttes.
  • I november-desember skal det arbeides med produktutvikling av 1-2 nye kyllingprodukter.

Prosjekt B

  • Det skal utvikles en metode for partiell nedbrytning av rognhinner.
  • Ved frembud skal det tas en visuell kontroll for å finne ut om maten ser appetittelig ut.
  • Metoden skal kunne gjennomføres i industriell skala

Prosjekt C

  • Det skal prøves ut metoder som gir jevn salting og “passe” vanninnhold på laks som skal røykes.
  • Dagens produksjonsvolum skal kunne økes med 15% innen 2 år.

Løsningsforslag

Prosjekt A:

“I produktutviklingsfasen skal vakuumtrommel benyttes”. Dette er ikke en god målformulering. Denne målformuleringen beskriver et middel som skal benyttes i arbeidsprosessen, og ikke et mål for prosjektet. Målformuleringen bør også tilfredsstille kriteriene i SMART-regelen, men dette blir vanskelig når målsetningen er beskrevet som en prosess/middel.

“November-desember skal det arbiedes med produktutvikling av 1-2 nye kyllingprodukter”. - Dette er ikke et godt nok mål fordi målformuleringen ikke er nok spesifikk (1-2 kyllingprodukter?), og heller ikke tidsavgrenset nok (når skal produktet være ferdig? og hvor langt skal vi ha kommet i prosessen? Når skal produktene være ferdige? etc.). Denne målformuleringen mangler resultat og/eller effektorientering, og er i større grad orientert mot arbeidsprosessen enn resultatet.

Prosjekt B:

“Det skal utvikles en metode for partiell nedbrytning av rognhinner”.

- Denne målformuleringen mangler tidsavgrensning og er lite spesifikk i forhold til omfang og kvaliteten på metoden som skal utvikles.

"Ved frembud skal det tas en visuell kontroll for å finne ut om maten ser appetittelig ut”.

- “Appetittelig” er en subjektiv vurdering hvor resultatet vil variere basert på hvem som utfører den visuelle kontrollen. Formuleringen er i liten grad resultatorientert, men retter seg i større grad mote et middel/arbeidsprosess for å nå et mål.

“Metoden skal kunne gjennomføres i industriell skala”.

- Målformuleringen trenger bedre spesifikasjon på omfanget metoden skal kunne anvendes på og også hvilke kostnadsbegrensninger som ligger i utviklingen.

Prosjekt C:

“Det skal prøves ut metoder som gir jevn salting og “passe” vanninnhold på laks som skal røykes”.

- Målformuleringen er lite målbar i forhold til når vi har oppnådd hensikten. Den er lite spesifikk i forhold til hva som er jevn salting. “Passe” i vanninnhold er ikke målbart med denne formuleringen. Formuleringen er heller ikke tidsavgrenset.

"Dagens produksjonsvolum skal kunne økes med 15% innen 2 år. Dette er en god effektmålformulering som er spesifikk, målbar og tidsavgrenset."

  • Case

  • Bakgrunn

  • Prosjekt A

  • Prosjekt B

  • Prosjekt C

  • Løsningsforslag

MÅL

Planleggingsprosessen

1. Analyser hovedmålene

Ta utgangspunkt i hovedmål og rammer for prosjektet. Analyser hovedmålene, og se etter “naturlige” etapper/hovedstadier i arbeidet. Konkrete mål gir konkret utgangspunkt.

2. Bryt ned i deloppgaver

Strukturer prosjektet: Bryt ned i oversiktlige deloppgaver, og sett mål for disse (delmål eller milepæler). Grupper deloppgavene på en hensiktsmessig måte.

3. Beskriv og estimer

Beskriv og estimer aktiviteter: Vurder innhold, ressursbehov / varighet og innbyrdes avhengigheter.

4. Utarbeid fremdriftsplan

Sett opp aktivitetene i rekkefølge slik at avhengighetene er oppfylt, og at tidsrammer overholdes. Benytt Gannt-skjema eller evt. nettverk.

5. Summer ressursbehov

Sett opp ressursplan. Summer ressursbehov for aktiviteter pr. tidsperiode. Blir ressursbelastningen ujevn, må aktiviteter flyttes så langt avhengigheter to tidsrammer tillater.

6. Utforme detaljerte arbeidsplaner

Disse lages ved behov, for nærmeste periode, for eksempel frem til nærmeste milepæl.

  • 1. Analyser hovedmålene

  • 2. Bryt ned i deloppgaver

  • 3. Beskriv og estimer

  • 4. Utarbeid fremdriftsplan

  • 5. Summer ressursbehov

  • 6. Utforme detaljerte arbeidsplaner

MODUL 3 - MIN PROSJEKTPLAN

MANDAT

Hvem utformer mandatet?

Prosjektmandatet utformes av prosjektets eier eller sponsor og gir prosjektlederen fullmakt til å benytte ressurser for gjennomføring av planlegging av prosjektet. Utgangspunktet er en grov beskrivelse av innholdet i prosjektet (arbeidsomfanget) og en del av de eksterne rammebetingelsene som gjelder for gjennomføring. Dersom prosjekteier er en ekstern organisasjon, vil det også ligge en kontrakt til grunn for prosjektmandatet.

MANDAT

Hva bør et mandat inneholde?

Et prosjektmandat skal normalt inneholde:

  • Prosjekteierens behov og forventinger
  • Prosjekt- og objektmål
  • “Business case”
  • Grov prosjektbeskrivelse
  • Viktigste interessenter
  • Prosjektleder og prosjektorganisasjon
  • Begrensninger knyttet til gjennomføring
  • Grov milepælsplan

MANDAT

Oppgave

Å utvikle et prosjektmandat: sett opp et mandat for ditt prosjekt


Prosjektopplysninger

Rammer

Bakgrunn / Historikk

Eksempel på mal for mandat

  • Å utvikle et prosjektmandat: sett opp et mandat for ditt prosjekt

  • Prosjektopplysninger

  • Rammer

  • Bakgrunn / Historikk

  • Eksempel på mal for mandat

MANDAT

Styringssløyfen

MANDAT

Hva bør en prosjektplan inneholde?

en prosjektplan bør inneholde de 4 prosjektstyringsvariabler:

  1. Omfang (WBS)
  2. Tid (Gannt-diagram)
  3. Budsjett - Estimat
  4. Organisasjonskart

MANDAT

Sentrale begrep

Sentrale begreper når du skal sette opp en prosjektplan:

  • Aktivitet

- Definerbart (start, slutt, arbeidsomfang)

- Tilordnes ansvarlig person/enhet

- Vesentlig

  • Hendelser
  • Milepæl
  • Ressurs

(- Uttrykkes ved substantiv)


(Rolstadås 2011)

MANDAT

Få oversikt over aktiviteter

Å få oversikt over omfanget gjør du ved å sette opp en oversikt over alle aktiviteter, dvs. arbeidsoppgaver fra den minste detalj til de større aktiviteter. En måte å gjøre dette på er å sette opp en WBS (Work Breakdown Structure) som strukturerer alle arbeidsoppgavene under ryddige kategorier.

MANDAT

WBS

WBS vil være et hjelpemiddel til å:

  • Identifisere hovedsluttprodukter og tjenester som er nødvendig for å nå prosjektets mål
  • Identifisere og definere de detaljerte oppgaver som er nødvendig for prosjektering, bygging og testing av hvert hovedsluttprodukt.
  • Utgjøre et rammeverk for planlegging og terminsetting av arbeidet, samt etablere referanse for oppfølging av tid, kostnad og ressurser.
  • Følge opp prosjektets fremdrift, kostnadspådrag og teknisk utførelse.
  • Utgjøre en struktur for aggregering av utført arbeid til valgt detaljeringsnivå.

MANDAT

Work Breakdown Structure

WBS eller “Work Breakdown Structure” omfatter oppdeling eller nedbryting av prosjektet i elementer, komponenter, tjenester o.l på en logisk og systematisk måte.

Disse blir gjenstand for videre nedbrytning i flere nivåer helt til laveste nivå.

På laveste nivå skal elementene kunne deles opp i et antall aktiviteter som utføres av individuelle grupper.

MANDAT

Tid

For å få oversikt over tidsaspektet i et prosjekt må du gjøre en grundig teminplanlegging. Terminplanleggingen er å fastlegge når i tid de enkelte aktiviteter må utføres for at prosjektet skal bli ferdig til rett tid.

En måte å gjøre dette på er å tegne opp et detaljert Gannt-diagram som viser aktivitetene i forhold til hverandre på en tidslinje.

MANDAT

Budsjett - Estimat

I et hvert prosjekt er det viktig med økonomisk oversikt. Sett opp et detaljert budsjett som tar høyde for alle kjente og sannsynlige utgiftsposter.

MANDAT

Organisasjonskart

Å sette opp et organisasjonskart er å definere hvordan prosjektet skal organiseres og hvilke roller den enkelte i prosjektteamet skal ha.

Sett opp en oversikt over hvem som gjør hva, og hvem som innehar ansvar.

Skisser opp et hierarki som tydeliggjør hvem den enkelte (det enkelte team) rapporterer til jfr. modellen til høyre.

MANDAT

Case - Prosjektplan

MANDAT

Sett opp en WBS for ditt prosjekt

MANDAT

Sett opp et Gannt-diagram for ditt prosjekt

MODUL 3 - MIN PROSJEKTPLAN

KONTROLLSPØRSMÅL 3

KONTROLLSPØRSMÅL 3

For at du skal kunne få et diplom til slutt, så må du bestå alle quiz'ene.

Hvilke tre kjernespørsmål er det som står sentralt når det kommer til prosjektoppstart?

Hva kjennetegner prosjektoppstartsfasen?

Hva er den første aktiviteten en prosjektleder bør foreta seg?

Hvor mange deltakere bør det ideelt være i en gruppe involvert i målprosessen?

I prosessen bør man ha med:

Hva står SMART-regelen for?

Hva er et mandat?

Hva er de 4 hovedpunktene i styringssløyfemodellen?

Hvilke 4 hovedelementer bør være med i prosjektplanen jfr. prosjektets livsløp?

Hva er hensikten med å sette opp en WBS?

Velg minst ett svaralternativ